Die Beantragung der Abgeschlossenheitsbescheinigung muss stets in schriftlicher Form erfolgen. Auch wenn das Antragsschreiben keiner bestimmten Form folgen muss. Für die Unterlagen, die es einzureichen gilt, gelten jedoch genaue Richtlinien.

Alle jeweiligen Einheiten, die mithilfe der Abgeschlossenheitsbescheinigung als geschlossener Bereich ausgewiesen werden sollen, müssen im Antrag genau beschrieben werden. Hierbei muss berücksichtigt werden, wer alles antragsberechtigt ist. Stellt nicht der Eigentümer selbst den Antrag, muss die dazu berechtigte Person einen entsprechenden Nachweis über ihre Berechtigung erbringen. Eine vom Eigentümer unterschriebene und im besten Fall auch beglaubigte Bescheinigung ist hierfür notwendig. Zudem darf der Eigentümer nicht jeder beliebigen anderen Person die Beantragung der Abgeschlossenheitsbescheinigung übertragen. Die Übertragung geht in der Regel ausschließlich an Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben und somit beispielsweise Anwalt oder Notar sind.

Regeln für bereits bestehende Gebäude

Bei Anträgen für bereits bestehende Gebäude müssen Angaben dazu gemacht werden, dass die Bauzeichnungen beziehungsweise Aufteilungspläne dem vorhandenen Baubestand entsprechen. Die Bauzeichnungen und Aufteilungspläne müssen aktuell sein. Wurden Erweiterungen oder Umbauten vorgenommen, die in den vorhandenen Plänen und Zeichnungen nicht eingetragen sind, müssen neue Pläne oder Zeichnungen angefordert oder erstellt werden. Ferner empfiehlt es sich immer, das genaue Baujahr des Gebäudes anzugeben, damit die Bauaufsicht gegebenenfalls eigene Erkundigungen einholen kann.

Alle weiteren Unterlagen, die für die Beantragung der Abgeschlossenheitsbescheinigung benötigt werden, haben wir im Kapitel Unterlagen für die Beantragung genau aufgelistet. Hier gilt zu berücksichtigen, das von Stadt zu Stadt unterschiedliche Regelungen gelten können. Vor Beantragung lohnt deshalb ein Anruf bei der Bauaufsicht oder gar ein Besuch, um dort genau fragen zu können, welche Unterlagen benötigt werden. Gegebenenfalls hat die Bauaufsicht auf ihrer Webseite einen entsprechenden Bereich eingerichtet, der exakt Auskunft darüber gibt, welche Unterlagen in der Gemeinde beziehungsweise in der Stadt gewünscht werden.

Eine Ausführung reicht nicht

Bei den einzureichenden Plänen wird eine dreifache Ausfertigung gewünscht. Einige Behörden wünschen sogar eine noch vielfältige Ausfertigung. Drei Ausfertigungen sind aber das Minimum. Die erste Ausfertigung verbleibt nach Erledigung bei der Bauaufsicht. Die zweite Ausfertigung geht an den Notar und die dritte Ausfertigung geht am Ende an das Grundbuchamt. Alle drei Ausfertigungen müssen im Vorfeld von der Bauaufsicht genehmigt und unterzeichnet werden, damit die Unterlagen korrekt sind und nach der Erstellung der Abgeschlossenheitsbescheinigung weitere Schritte erfolgen können. Es müssen ausreichend Unterlagen eingereicht werden, um keine Nachforderung zu riskieren und um nicht unnötig Zeit zu verlieren.

Die Beschaffenheit der Unterlagen

Qualität ist ein wichtiges Kriterium beim Ablauf der Beantragung für die Abgeschlossenheitsbescheinigung. Alle Unterlagen müssen aktuell und gut lesbar sein sowie alle wichtigen Punkte enthalten. Grundrisse, Schnitte und Ansichten müssen exakt dargestellt und bezeichnet werden. Sie müssen sich auf das gesamte Gebäude beziehen und nicht nur auf den Teil, für den die Abgeschlossenheitsbescheinigung beantragt wird. Die einzelnen Pläne dürfen nicht miteinander verbunden werden. Sie dürfen weder geheftet noch zusammengeklebt werden. Sie dürfen auch nirgendwo aufgeklebt werden. Auch das kann den Ablauf bei der Beantragung deutlich ins Stocken bringen. Handschriftliche Änderungen müssen mit Datum und Unterschrift gekennzeichnet werden. Sie müssen zudem genau beschrieben werden.

Wenn beispielsweise die Nummerierung der Keller geändert wurde, muss folgende Notiz hinterlegt werden:

• Nummerierung im Keller geändert
• Datum und Unterschrift

Sind alle Unterlagen zusammengetragen und sind diese in guter Qualität und vollständig, werden sie mit dem formlosen Anschreiben in einem Umschlag gepackt und der Bauaufsicht übergeben. Im besten Falle übergibt man solche Unterlagen immer persönlich. Die Öffnungszeiten der Bauaufsicht lassen sich im Internet nachlesen. Der persönliche Kontakt garantiert, dass die Unterlagen ankommen, dass sie direkt bei der richtigen Person eintreffen und dass dadurch eine zügige Bearbeitung stattfindet. Zudem hat der Mitarbeiter der Bauaufsicht die Möglichkeit, die Unterlagen zu sichten und gegebenenfalls direkt Beanstandungen kundzutun. Auch das verkürzt die Wartezeit auf die Genehmigung und sorgt so dafür, dass eventuell fehlende Unterlagen zeitnah ergänzt werden können.

Ist der Eingang der Unterlagen für die Beantragung der Abgeschlossenheitsbescheinigung bei der Bauaufsicht erfolgt, gilt es, Geduld zu haben. Mitunter ist nach 14 Tagen alles erledigt. Vielleicht dauert es aber auch 3 Monate und länger. Es gibt keine klaren Regelungen, wie schnell die Behörde arbeiten muss. Das liegt einerseits immer daran, wie viel andere Tätigkeiten zu erledigen sind und natürlich auch daran, in welcher Qualität der Antrag eingereicht wurde.

Weitere Tipps zum Ablauf

Wurde die Abgeschlossenheitsbescheinigung erstellt, ist ein Verkauf der Wohnung noch nicht möglich. Es muss zuerst ein Termin beim Notar gemacht werden, der die Abgeschlossenheit zusätzlich bescheinigt. Zudem muss ein Eintrag im Grundbuch erfolgen. Auch dort muss die Trennung hinterlegt werden, damit es beim Verkauf zu keinen Schwierigkeiten kommt. Erst wenn auch diese beiden Schritte erledigt sind, kann der nächste Schritt, nämlich der Verkauf der Eigentumswohnung, der Garage oder der sonstigen Gebäude erfolgen.